Für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein Forderungsausfall gravierende Folgen haben. Oft gehen sie in Vorleistung, kaufen Material, zahlen Personalkosten und Sozialabgaben. Wird dann eine Rechnung vom Kunden nicht beglichen, kann das schnell die Existenz gefährden. Mit den zehn wichtigsten Regeln gegen Forderungsausfall lassen sich die Risiken im Unternehmensalltag minimieren.
1. Prüfen von Unternehmensdaten und Vertretungsberechtigung
Zur Überprüfung von Daten über ein Unternehmen lohnt ein kostenloser Blick ins Handelsregister. Dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen, wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Angaben zur Geschäftsführung finden sich zudem auf der Internetseite eines Unternehmens.
2. Bonitätsprüfung
Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden, bevor Sie Verträge abschließen. Sie können die Zahlungsfähigkeit und -willigkeit beurteilen, indem Sie auf alle verfügbaren Informationen innerhalb Ihres Unternehmens und außerhalb zurückgreifen, die eine Bewertung der Bonität erlauben. Holen Sie sich Auskünfte bei IHK, im Handelsregister, Wirtschaftsauskunfteien oder auch der SCHUFA Auskunft. Diese Angaben sind teilweise kostenlos oder gegen eine verhältnismäßig geringe Gebühr erhältlich. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter bei Bestandskunden zu Erfahrungen aus früheren Auftragsabwicklungen und achten Sie auf „weiche Anzeichen” möglicher Risiken. Das kann zum Beispiel ein verändertes Zahlungsverhalten oder Bestellverhalten sein. Werten Sie anschließend die Daten aus und prüfen Sie, welche Risiken sich gegebenenfalls ergeben und wie Sie diese absichern können.
3. Gewähren von Zahlungszielen
Die vertragliche Ausgestaltung der Zahlungsbedingungen ist von mehreren Faktoren abhängig. Beachten Sie hier Informationen zur Kreditwürdigkeit, aber auch die Intensität der Geschäftsbeziehung, den Auftragswert, -umfang und -dauer sowie Ihre eigenen Lieferkonditionen und Kapitalausstattung.
4. Vertragswerk mit eindeutigen Inhalten
Halten Sie im Vertrag die genaue Bezeichnung der Erbringung der Leistung fest. Definieren Sie Leistungsvolumen, Spezifikation der Leistung und Gewährleistungsfristen – und nehmen Sie vor allem detaillierte Zahlungsmodalitäten mit Fristen sowie Zahlungsweisen auf.
5. Schnelle Rechnungslegung
Stellen Sie zeitnah die Rechnung, sobald die vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme erfolgt sind. Achten Sie dabei auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann gegebenenfalls dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben oder ganz zu verweigern.
6. Überwachung der Zahlungseingänge
Überwachen Sie fortlaufend Ihre Zahlungseingänge und stellen Sie so zeitnah einen möglichen Zahlungsverzug fest.
7. Durchführen eines konsequenten Mahnwesens
Bei Überschreitung von Zahlungszielen sollten Sie konsequent mahnen. Achten Sie dabei auf Formulierung und „Ton”. Lehnen Sie bei Zahlungsverzug Vertröstungen ab und setzen Sie Fristen.
8. Eintreiben mit externer Hilfe
Bevor Sie die Beitreibung der Forderung einleiten, sollten Sie die Bonität des Schuldners erneut prüfen. Dieser trägt zwar die Kosten für die Beitreibung, jedoch nur, wenn er auch tatsächlich bezahlen kann. Zudem sind die Kosten von Ihnen als Gläubiger vorzufinanzieren. Nutzen Sie für die Eintreibung externe Hilfe, zum Beispiel durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro. Das lohnt vor allem dann, wenn Sie im Beitreibungsrecht unerfahren sind, der Schuldner im Ausland ansässig ist oder Ihre Forderung relativ hoch ist.
9. Forderungen durchsetzen
Zahlt Ihr Schuldner trotz aller Vorsorgemaßnahmen Ihre Forderung nicht, können Sie diese mit einer Zwangsvollstreckung durchsetzen. Voraussetzung ist ein Vollstreckungstitel, den Sie im Gerichtsverfahren oder auch durch eine außergerichtliche Einigung erzielen können. Wenn Ihr Schuldner die Berechtigung der Forderung bestreitet, bleibt der Weg eines Klageverfahrens.
10. Ausfallschutz durch Warenkreditversicherung
Der sicherste Weg bei Forderungsausfall ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung (WKV). Gegenstand ist die Absicherung von Forderungen aus Warenlieferungen und Leistungen an gewerbliche Kunden im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit. Mögliche Zahlungsausfälle sind dank der WKV versichert, eine Existenzgefährdung wird gemindert. Die Kosten für eine Versicherung sind wesentlich geringer als die Belastung beim Forderungsausfall. Beispiel: Bei einem Ausfall von 5.000 Euro muss ein Unternehmen mit einer Umsatzrendite von fünf Prozent Mehreinnahmen von 100.000 Euro erzielen, um den Schaden auszugleichen. In Kombination mit Factoring hat die WKV weitere Vorteile.
Factoring ist eine Dienstleistung, die mit der Finanzierung von Forderungen, dem Ausfallschutz und der Übernahme des Debitorenmanagements drei Bausteine umfasst. Die Rechnungen sind dabei gegen einen möglichen Ausfall versichert. Wird doch ein Debitor zahlungsunfähig, muss der Factoringkunde bereits bevorschusste Gelder nicht zurückzahlen. Bei einer einzelnen WKV erfolgt die Regulierung nach festgelegten Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate dauern kann. Im Schadenfall hat der Unternehmer der Versicherung das fristgerechte Mahnwesen und die Einhaltung der Melde- und Obliegenheitspflichten nachzuweisen. Auch diese Themen übernimmt der Factor.